Чек-лист проведения мероприятия
Чек-лист предназначен для организации корпоративных мероприятий, конференций, презентаций, деловых встреч, обучающих сессий и внутренних событий компании. Он помогает контролировать подготовку площадки, подрядчиков, оборудования, персонала и материалов до начала мероприятия.
В ходе проведения контролируются регистрация участников, соблюдение программы, работа технических служб, кейтеринга, навигации, безопасности и клиентских зон. Отдельное внимание уделяется готовности спикеров, качеству звука и изображения, соблюдению тайминга и оперативному устранению возникающих проблем.
В TARGPatrol команда может вести подготовку мероприятия по единому сценарию, фиксировать выполненные задачи, прикладывать фотографии и передавать замечания ответственным. После завершения чек-лист помогает проконтролировать демонтаж, возврат оборудования, закрытие площадки и собрать итоговую информацию по мероприятию.
Название мероприятия
Компания/организатор
Тип мероприятия
Место проведения
Количество участников
Ответственный за мероприятие
Фото площадки до подготовки
Дата и время согласованы
Площадка забронирована
Договор с площадкой оформлен
Бюджет мероприятия утверждён
Программа мероприятия утверждена
Список ответственных сформирован
Контакты подрядчиков собраны
План действий на случай изменений подготовлен
Схема площадки согласована
Зоны мероприятия определены
Входная зона подготовлена
Зона регистрации подготовлена
Основной зал подготовлен
Переговорные зоны готовы при наличии
Гардероб подготовлен
Санитарные помещения готовы
Проходы свободны
Пути эвакуации свободны
Фото подготовленной площадки
Количество посадочных мест достаточное
Мебель расставлена по схеме
Сцена подготовлена при наличии
Трибуна установлена при необходимости
Столы для регистрации установлены
Навигационные указатели размещены
Информационные таблички установлены
Фирменное оформление размещено
Баннеры и бренд-зоны установлены
Фото брендирования
Электропитание проверено
Удлинители и кабели исправны
Кабели закреплены безопасно
Основное освещение работает
Дополнительное освещение работает
Проектор/экран работает
LED-экран работает при наличии
Ноутбук для презентаций подготовлен
Презентации загружены заранее
Резервная копия презентаций доступна
Микрофоны работают
Акустическая система работает
Видеосвязь работает при необходимости
Интернет-соединение стабильно
Резервный интернет доступен при необходимости
Технический прогон проведён
Спикеры подтвердили участие
Спикеры получили программу и тайминг
Презентации спикеров получены
Материалы проверены перед показом
Ответственный за сопровождение спикеров назначен
Комната/зона для спикеров подготовлена
Список участников актуален
Регистрация участников настроена
Бейджи подготовлены
Списки регистрации доступны
QR-коды/билеты проверяются при необходимости
Материалы участников подготовлены
Раздаточные материалы комплектны
Подарки/мерч подготовлены при наличии
Количество регистрационных комплектов
Персонал проинструктирован
Администраторы распределены по зонам
Ответственный за регистрацию назначен
Ответственный за техническую часть назначен
Ответственный за подрядчиков назначен
Ответственный за безопасность назначен
Контакты экстренных служб доступны
Кейтеринг подтверждён
Количество порций соответствует числу участников
Зона питания подготовлена
Питьевая вода доступна
Кофе-брейк подготовлен
Посуда и расходные материалы доступны
Информация об аллергенах доступна при необходимости
Отдельные варианты питания подготовлены при необходимости
Огнетушители доступны
Аптечка доступна
Аварийные выходы обозначены
Доступ посторонних в служебные зоны ограничен
Опасные участки ограждены
Пожароопасные условия отсутствуют
Площадка доступна для маломобильных участников при необходимости
Мероприятие началось вовремя
Регистрация проходит без задержек
Количество зарегистрированных участников
Очереди на регистрации отсутствуют
Программа соблюдается
Тайминг выступлений соблюдается
Перерывы проводятся по расписанию
Технические сбои отсутствуют
Работа подрядчиков соответствует договорённостям
Клиентские зоны поддерживаются в порядке
Санитарные помещения поддерживаются в порядке
Возникшие инциденты зафиксированы
Описание инцидента
Фото инцидента
Фото мероприятия
Фото ключевых зон во время мероприятия
Фото брендирования во время мероприятия
Программа мероприятия завершена
Участники покинули площадку организованно
Личные и забытые вещи собраны
Оборудование отключено
Арендованное оборудование возвращено
Брендирование демонтировано
Раздаточные материалы собраны
Мусор удалён
Площадка приведена в исходное состояние
Фото площадки после мероприятия
Выявлены замечания по организации
Количество замечаний
Описание замечаний
Подрядчики выполнили обязательства
Требуются дополнительные расчёты с подрядчиками
Обратная связь участников собрана
Итоговые материалы сохранены
Итоговый отчёт подготовлен
Общая оценка мероприятия от 1 до 10
Итоговый комментарий
Приложение мобильного аудита для контроля качества работ
