Как вести учет персонала клининга
Контроль и учет в клининге
Клининговый бизнес в последние годы переживает активный рост. Растет спрос на уборку как со стороны коммерческих организаций, так и от частных клиентов. За спросом следует предложение — и вместе с ним увеличивается не только конкуренция, но и масштаб бизнеса: растет штат сотрудников, увеличивается количество объектов, клиентов и рабочих процессов, которые необходимо контролировать и учитывать.
С ростом компании появляются новые управленческие вызовы: необходимо оперативно составлять графики, контролировать явку сотрудников, вести учет отработанных часов и проверять качество выполненных работ. Попытки решать все «по старинке» — через бумажные журналы, Excel-таблицы и переписки в мессенджерах — быстро становятся не только затруднительными, но попросту неэффективными.
Особенно остро проблема автоматизации стоит в клининге из-за специфики работы — высокой мобильности персонала и распределенности объектов. Сотрудники постоянно перемещаются, и проконтролировать их реальное присутствие и объем выполненных работ без цифровых инструментов крайне сложно.
В этой статье мы рассмотрим, как можно автоматизировать процессы учета и контроля в клининге, а также какие инструменты помогают справляться с управлением мобильным персоналом.
Автоматизация учета рабочего времени в клининге
Как уже упоминалось ранее, главная особенность клининговой отрасли — высокая мобильность сотрудников, задействованных на множестве объектов. Один и тот же сотрудник может работать на нескольких локациях в течение дня, при этом сами объекты часто находятся в разных районах города или даже за его пределами.
Использование стационарного оборудования (биометрические терминалы, турникеты, сканеры и пр.) кажется логичным решением, но на практике быстро теряет смысл:
Оборудование не мобильно — его невозможно перенести с собой на каждый объект.
Высокая стоимость внедрения — особенно при большом числе локаций, где нужно дублировать оборудование.
Ограниченный контроль — оно фиксирует лишь факт присутствия, но не может гарантировать выполнение задач или качество уборки.
Что действительно нужно клининговому бизнесу?
Оптимальным решением стала бы интеллектуальная система учета и контроля, заточенная под особенности выездного персонала. Такая система должна:
Работать без необходимости в установке оборудования на каждом объекте.
Определять местоположение сотрудника.
Обеспечивать гибкое планирование смен и задач, с возможностью быстрого редактирования.
Регистрировать отработанное время по каждому объекту, даже если за день их несколько.
Обновлять данные в реальном времени, давая руководству полную картину происходящего.
Автоматически фиксировать отклонения — неявки, опоздания, преждевременные уходы.
Формировать табели учета рабочего времени для расчета зарплаты и аналитики.
Предоставлять отчеты и аналитику, включая исторические данные и гибкие фильтры по объектам, сотрудникам и видам задач.
Дефицит решений на рынке
Несмотря на очевидный спрос, на российском рынке крайне мало решений, которые бы полностью соответствовали этим критериям. Большинство систем:
Либо ориентированы на офисный персонал и требуют установки точек контроля на месте,
Либо представляют собой сложные и дорогие платформы , рассчитанные на крупные корпорации с десятками модулей: от CRM до учета ТМЦ и инвентаря,
Либо просто не предназначены для мобильного персонала, не учитывают его особенности и реалии.
В результате у небольших и средних клининговых компаний остается выбор: либо продолжать работать вручную, либо искать адаптивные, мобильные решения с фокусом именно на учете, контроле и автоматизации повседневных процессов.
TARGControl — автоматизация учета клининга
Разберем способы автоматизации учета на примере системы TARGControl.
TARGControl — это WFM-система для планирования и учета рабочего времени. Она помогает не только фиксировать отработанные часы, но и прогнозировать нагрузку, составлять графики, координировать сотрудников между объектами и формировать точную отчетность.
Однако для клининговых компаний TARGControl в первую очередь — это надежный инструмент учета. Ниже — поэтапно, как это работает:
1. Настройка структуры и данных
В системе настраивается структура организации: объекты, участки, бригады. Вносятся данные о сотрудниках, привязываются идентификаторы и определяются точки прохода.
2. Планирование смен и графиков
Менеджер составляет графики с учетом загруженности объектов и доступности сотрудников.
3. Регистрация начала работы через мобильное приложение
Прибыв на объект, сотрудник отмечается в мобильном приложении TARGControl, которое фиксирует время и координаты GPS.
4. Онлайн-мониторинг в режиме реального времени
Информация сразу поступает в систему: руководитель видит, кто на месте, кто опоздал или не вышел. Система может присылать уведомления о неявках или отклонениях от графика.
5. Завершение смены
В конце смены сотрудник отмечает завершение работы. Отработанные часы автоматически подгружаются в систему.
6. Формирование табелей
На основе собранных данных система формирует табели учета рабочего времени, которые можно экспортировать или интегрировать с бухгалтерскими системами.
7. Отчетность и аналитика
Руководители могут получать настраиваемые отчеты — например, кто сколько часов отработал на конкретном объекте за период, где были отклонения, кто чаще всего нарушает дисциплину.
Хотя TARGControl в клининге прежде всего — это точный и удобный учет рабочего времени, система предлагает и дополнительные функции: прогнозирование нагрузки, планирование численности персонала, автоматические уведомления, интеграцию с ERP и биржу смен.
Какие потребности клининга закрывает TARGControl
Учет рабочего времени
Исключает ручной учет и фальсификации.
Регистрирует начало и конец смен, перерывы, опоздания.
Формирует табель учета рабочего времени автоматически.
Интегрируется с ERP-системами.
Планирование графиков
Позволяет формировать смены с учетом загрузки, законодательства и доступности персонала.
Учитывает переработки, отпуска, больничные.
Учитывает индивидуальные предпочтения по графику.
Реализована биржа смен для поиска сотрудников.
Контроль мобильного персонала
GPS-мониторинг и отметки с привязкой к объекту.
Онлайн-отслеживание присутствия сотрудников на местах.
Уведомления о неявках и нарушениях.
Отчетность и аналитика
Отчеты по объектам, сменам, сотрудникам.
Анализ переработок, дисциплины, эффективности.
Поддержка управленческих решений.
Несмотря на то, что TARGControl эффективно закрывает большинство задач, связанных с учетом рабочего времени и составлением графиков, в клининговом бизнесе остается еще одна важная зона — контроль качества выполнения уборки.
Автоматизация табелей и графиков — это основа, но для полноценного управления необходим инструмент, который позволит оценивать фактическое качество услуг, фиксировать нарушения и контролировать качество работ персонала удаленно.
Для этих целей можно использовать TARGPatrol — мобильное приложение для управления проверками и контроля качества на объектах.
TARGPatrol — контроль качества клининга
TARGPatrol — это мобильная система контроля и аудита, разработанная специально для работы с мобильным персоналом, и идеально подходящая для клининговых компаний. Она помогает не только видеть, что происходит на объектах, но и влиять на качество в режиме реального времени.
TARGPatrol позволяет:
Проводить проверки по чек-листам на каждом объекте.
Контролировать маршруты и перемещения сотрудников с помощью GPS, QR-кодов или RFID.
Назначать ежедневные и разовые задачи сотрудникам и супервайзерам.
Получать фото- и видеоотчеты уборки.
Отслеживать неявки, опоздания, нарушения.
Анализировать эффективность и формировать отчеты.
Как работает TARGPatrol в клининге поэтапно
1. Настройка системы
Администратор настраивает объекты, пользователей (уборщиков, супервайзеров), роли и доступы.
Задаются контрольные точки на объектах (GPS, QR-коды, NFC-метки).
Создаются чек-листы для проверок (например: уборка санузлов, мытье полов, вынос мусора и т.д.).
Определяются расписания задач, маршруты обходов и контрольные события (например, проверка каждый день в 10:00 и 18:00).
2. Планирование задач
Менеджер или координатор назначает задачи уборки, проверок и обходов по конкретным объектам и сотрудникам.
Система позволяет указывать сроки, приоритеты и повторяемость задач (разово, ежедневно, еженедельно и т.д.).
3. Выполнение задач и отметка на месте
Сотрудник приходит на объект, отмечается с помощью: QR-кода, NFC-метки, GPS.
Затем он выполняет задачу или проходит маршрут.
В процессе можно отметить чек-лист, добавить фото, видео или комментарий — доказательства выполнения.
4. Контроль и оповещения
Система в режиме реального времени отображает выполнение задач, маршрутов и отмечает отклонения.
Если сотрудник не пришел, опоздал, пропустил точку или не выполнил задачу — TARGPatrol автоматически отправляет уведомление ответственным.
Возможна интеграция с Telegram, почтой или другими каналами.
5. Проверки и аудиты
Руководители и супервайзеры могут проводить внеплановые или регулярные проверки качества уборки с мобильного устройства.
Заполняется чек-лист, фиксируются нарушения (с фото), выставляются оценки.
Информация моментально отправляется в систему и доступна для анализа.
6. Аналитика и отчетность
Все действия фиксируются в единой системе, от явки до выполнения задач и результатов проверок.
Таким образом, TARGPatrol автоматизирует ключевые процессы и полностью закрывает задачу контроля качества уборки на объектах.
Для максимальной эффективности TARGPatrol интегрируется с системой TARGControl — вместе они обеспечивают полный цикл управления: от планирования смен до контроля качества выполнения работ на каждом объекте.
Итог: полный контроль от планирования до качества
