Современный бизнес находится в постоянном поиске путей автоматизации, начиная от цифровизации бухгалтерии до производственных процессов. Но автоматизация операций, связанных с человеческими ресурсами, остается одной из самых сложных задач. Люди, в отличие от машин или программ, — это подвижный, сложный и, самое главное, непредсказуемый ресурс.

Как эффективно составлять план работы, контролировать ход ее выполнения, учитывать рабочее время сотрудников, систематизировать данные, быстро реагировать на непредвиденные ситуации и в то же время поддерживать порядок в работе? А если у вас компания с большим штатом, удаленными объектами или разъездным персоналом?

В таких условиях внедрение специализированного программного обеспечения становится не опцией, а необходимостью.

Виды систем контроля работы сотрудников

В первую очередь при выборе системы важно определить ваши потребности. Нужен ли учет рабочего времени на местах или за компьютером, контроль задач выездных сотрудников или может интеграция CRM? Для этого сначала выделим основные виды систем, а затем рассмотрим конкретные примеры.

1. Системы управления задачами (Таск Трекеры) — организуют задачи, сроки их выполнения и отслеживают прогресс, подходят как сотрудникам на местах, так и выездным сотрудникам.

2. Системы управления задачами удаленных сотрудников — ориентированы на тех, кто работает удаленно, отлично подходит для IT или маркетинга.

3. Таск менеджеры для офисных сотрудников с CRM — объединяют управление задачами и клиентскими отношениями.

4. Системы учета рабочего времени (СУРВ) — отслеживают приход, уход, время работы и перерывы сотрудников.

5. Системы контроля работы за компьютером — фиксируют активность сотрудников на ПК, оценивают использование приложений и посещаемые сайты.

6. Системы управления персоналом (WFM, HRM, HRIS) — Интегрируют функции планирования, управления кадрами и учета рабочего времени.

Топ систем управления задачами

Так называемые Таск Менеджеры или Таск Трекеры чаще всего воспринимаются как инструменты для управления задачами в командной работе, особенно в IT-отделах или маркетинговых командах. Однако мы предлагаем рассмотреть их как системы для управления задачами сотрудников на местах или выездного персонала.

Обычно такие системы позволяют планировать расписание сотрудников, назначать задачи, отслеживать время их выполнения и результаты. Часто в них реализована поддержка чек-листов и различных методов идентификации.

Функциональность:

Составление расписания и постановка задач.
Использование чек-листов.
Регистрация нарушений.
Идентификация.
Аналитика и отчетность.

Минусы: Такие системы лучше всего подходят для контроля и мониторинга задач, включая регистрацию рабочего времени, отслеживание прогресса, формирование отчетов и проведение анализа. Однако их использование может создавать дополнительную нагрузку на персонал, связанную с составлением и проверкой задач. Кроме того, на отечественном рынке выбор подобных решений пока ограничен, и большинство из них ориентированы на IT-команды.

СИСТЕМЫ

CheckOffice

CheckOffice — платформа для мобильного аудита, основанная на чек-листах, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов и контроля качества. Она позволяет планировать и проводить проверки, фиксировать нарушения с фото- и видеоотчетами, управлять задачами, анализировать данные и генерировать отчеты.

TARGPatrol

TARGPatrol — это программа для управления задачами персонала, объединяющая функции таск-трекеров, чек-листов и систем учета. Она позволяет планировать задачи и расписания сотрудников, использовать чек-листы, регистрировать инциденты и фиксировать результаты работы с помощью фотоотчетов. Идентификация сотрудников и регистрация завершения задач осуществляется через QR-коды, NFC или GPS.

Bruno

Bruno — система автоматизации для клининговых и сервисных компаний, а также управляющих организаций. Она помогает планировать и контролировать выполнение задач на различных объектах, вести учет рабочего времени и расходных материалов, а также получать обратную связь от клиентов. Система поддерживает идентификацию сотрудников с помощью QR-кодов, RFID и GPS.

Топ таск менеджеров для удаленных сотрудников

Таск-трекеры для удаленных команд упрощают планирование, контроль выполнения задач и анализ результатов. Они востребованы в IT, маркетинге и креативных индустриях, но редко подходят для сотрудников на местах или выездного персонала.

Функциональность:

Постановка и планирование задач.
Отслеживание прогресса выполнения.
Совместная работа через встроенные чаты и комментарии.
Формирование отчетов и аналитика.

Минусы: Такие системы не подходят для выездных сотрудников, в них зачастую отсутствуют функции идентификации и редко встречается функционал учета рабочего времени, что делает эти программы менее универсальными. Дополнительно зависимость от стабильного интернет-соединения может стать проблемой для распределенных команд.

СИСТЕМЫ

Yandex Tracker

Yandex Tracker — универсальный сервис от компании Яндекс для управления проектами и бизнес-процессами. Подходит для разработки приложений, рекламных кампаний, согласования договоров и других задач. Система позволяет распределять работу между сотрудниками, отслеживать выполнение задач, устанавливать сроки и приоритеты.

ПланФикс

ПланФикс — система управления задачами, проектами и клиентскими отношениями. Подходит для автоматизации бизнес-процессов, позволяет ставить задачи, контролировать их выполнение, вести базу клиентов и собирать аналитику. В системе реализованы широкие возможности настройки, однако для полной реализации потенциала может потребоваться время на настройку и обучение команды.

Asana (русская локализация)

Asana — популярный таск-трекер, особенно востребованный в IT-командах и креативных агентствах. Система позволяет планировать проекты, назначать задачи, устанавливать сроки и отслеживать их выполнение. Удобный интерфейс и поддержка методологий Agile.

Топ таск менеджеров для офиса с CRM

Системы для автоматизации офисных процессов с CRM объединяют управление клиентскими отношениями и внутренние бизнес-процессы, обеспечивая более эффективное взаимодействие между сотрудниками и клиентами. Такие платформы часто включают инструменты для командной работы, а также поддерживают интеграцию с внешними сервисами.

Функциональность:

Постановка и распределение задач.
Привязка задач к клиентским заявкам и проектам.
Совместная работа через встроенные чаты.
Отслеживание выполнения и уведомления.
Анализ задач и эффективность сотрудников.

Минусы: Недостатки таких систем заключаются в сложности освоения из-за обилия функций, что может затруднить внедрение в небольших командах. Кроме того, не все CRM-функции востребованы в задачах, не связанных с клиентами, а высокая стоимость лицензий и интеграций увеличивает затраты. Также ограниченная гибкость системы может затруднить адаптацию под специфические бизнес-процессы.

СИСТЕМЫ

Bitrix24

Bitrix24 — универсальная платформа, включающая CRM, управление задачами и проектами, инструменты для совместной работы, чаты, видеозвонки и HR-менеджмент. Система поддерживает интеграцию с различными сервисами и имеет мобильные приложения для удобного доступа. Присутствует сложность настройки, перегруженность интерфейса и избыточность функционала для небольших компаний.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — облачная платформа, объединяющая CRM, управление проектами и финансами. Она позволяет автоматизировать бизнес-процессы, вести клиентскую базу, управлять задачами и проектами, а также контролировать финансовые операции. Есть интеграция с популярными сервисами, такими как 1С, IP-телефония и банковские системы.

Мегаплан

Мегаплан — система для управления проектами, задачами и CRM. Она позволяет вести базу клиентов, обрабатывать заявки, контролировать выполнение задач и собирать аналитику. Инструменты для командной работы и интеграции с внешними сервисами расширяют функционал.

Топ систем учета рабочего времени

Системы учета рабочего времени (СУРВ) — это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов регистрации рабочего времени сотрудников. Такие системы фиксируют приход, уход, переработки, обеденные перерывы и нарушения. Чаще всего они работают в облаке и требуют дополнительного оборудования.

Функционал:

Регистрация рабочего времени.
Формирование табелей.
Расчет заработной платы.
Отчетность и уведомления.
Интеграция с ERP-системами.

Минусы: Несмотря на то, что такие системы значительно упрощают и автоматизируют работу отдела кадров и бухгалтерии, их функционал ограничивается фиксацией явки/неявки сотрудников, учетом рабочего времени и расчетом заработной платы. Они не предназначены для контроля выполнения задач или управления мотивацией сотрудников. Кроме того, такие системы часто требуют дополнительного оборудования, что увеличивает затраты, и редко подходят для эффективной работы с удаленными или выездными сотрудниками.

СИСТЕМЫ

Workly

Workly — автоматизированная система учета рабочего времени и управления персоналом. Ее главное преимущество — расширенный функционал для расчета заработной платы, что делает ее подходящей для компаний с нестандартными графиками. Основной недостаток — возможные сложности с оплатой сервиса в России.

TARGControl

TARGControl — облачная система учета рабочего времени, поддерживающая биометрическое оборудование, мобильные приложения и планшеты с функциями СКУД. Она выделяется гибкостью, удобным интерфейсом и обширными настройками. Текущий акцент на развитии WFM-модуля может усложнить работу системы для некоторых пользователей.

FaceTimer

FaceTimer — система учета рабочего времени с технологией распознавания лиц. Ее главные преимущества — простота настройки и использования, что делает ее удобной для базового контроля времени прихода и ухода сотрудников. Однако ограниченный функционал и отсутствие гибких настроек делают систему менее подходящей для компаний с более специфическими требованиями.

Топ систем контроля работы за компьютером

Системы контроля работы за компьютером предназначены для учета и мониторинга активности сотрудников, работающих за ПК, будь то удаленные или офисные команды. Они фиксируют ключевые параметры, связанные с использованием рабочего времени, и помогают анализировать продуктивность.

Функционал:

Мониторинг интернет-активности (посещаемые сайты, проведенное время).
Отслеживание использования приложений и выполняемых задач.
Оценка продуктивности сотрудников на основе собранных данных.

Минусы: Несмотря на полезность таких систем, их функционал часто ограничивается регистрацией времени, проведенного за компьютером. Хотя некоторые из них включают инструменты для управления задачами, они редко бывают достаточно развитыми, чтобы заменить полноценные таск менеджеры. Более того, такие системы мало подходят для контроля офлайн-задач или работы, не связанной с использованием ПК.

СИСТЕМЫ

Monitask

Monitask — система для мониторинга продуктивности сотрудников и учета рабочего времени, подходящая для офисных и удаленных команд. Она фиксирует начало и конец работы, делает скриншоты экрана, ведет журнал активности и создает отчеты. Сервис включает элементы CRM для распределения задач и формирования аналитики.

Инсайдер

Инсайдер — программа для анализа эффективности сотрудников, отслеживающая их интернет-активность, использование приложений и мессенджеров. Создает отчеты по времени и продуктивности, дополняя их скриншотами экрана.

Стахановец

Стахановец — программное обеспечение для контроля активности сотрудников и защиты данных. Оно фиксирует интернет-активность, нажатия клавиш, работу с документами, помогает вести учет времени и оформлять отчетность. Система также защищает корпоративные данные, делая ее оптимальной для компаний с высокими требованиями к безопасности.

Топ систем управления персоналом

Системы управления персоналом (WFM) автоматизируют процессы планирования, учета и управления рабочей силой. Они они направлены на оптимизацию графиков работы в соответствии с прогнозируемым спросом либо бизнес-потребностями.

Функциональность:

Планирование смен.
Прогнозирование потребностей.
Учет рабочего времени.
Аналитика.
Интеграция.

Минусы: В первую очередь такие системы направлены на качественное распределение сотрудников по сменам в зависимости от спроса, навыков и требований законодательства. Такие системы редко подразумевают постановку конкретных задач и их контроль, однако могут вести учет рабочего времени и выполняемой работы.

Goodt

WFM-система для среднего и крупного бизнеса, а также государственных организаций. Позволяет управлять графиками, переработками, аналитикой и интеграциями с HR и BI-решениями. Расширяется за счет дополнительных, но зачастую платных, модулей, адаптируемых под задачи компании.

TARGControl

WFM TARGControl — система управления персоналом, которая сочетает учет рабочего времени, составление графиков и прогнозирование с помощью ИИ. Решение гибко настраивается под потребности компании, включая интеграции с ERP и учет переработок. Отличается универсальностью, но для специфических доработок часто требуется дополнительная оплата.

Verme

WFM-решение, специализирующееся на ритейле. Подходит для управления сменами, учета рабочего времени и оптимизации нагрузки персонала в торговле. Система обеспечивает высокую экспертизу в розничной торговле, но требует доработок для применения в других отраслях.

Вывод

В этой статье мы рассмотрели основные виды систем для организации и контроля рабочих процессов и привели примеры популярных решений. Но выбор подходящей системы всегда зависит от ваших задач и особенностей компании.

Прежде чем внедрять ту или иную систему, важно четко понять свои потребности, изучить рынок и сравнить предложения. Лучший способ убедиться, что решение подходит — протестировать его. Многие поставщики, к примеру, TARGPatrol, Monitask или Мегаплан, предлагают бесплатный пробный период, что позволяет оценить функциональность на практике.

В итоге, главное — выбрать инструмент, который действительно упростит работу и поможет достигать бизнес-целей, а не станет лишним звеном в процессе.